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Die Vereinsversammlung – attraktiv und erfolgreich

 

Wenn sich die Jodler, Alphornbläser und Fahnenschwinger des Bernisch Kantonalen Jodlerverbandes zu ihrer Jahresversammlung treffen, füllen die über 400 Delegierten und Gäste grosse Konferenzsäle. Und selbst wenn die Veranstaltung erst nach vier bis fünf Stunden geschlossen wird, sind im Saal kaum Lücken auszumachen. Wie viele Teilnehmer würden bei der Jahresversammlung eines Sportverbands oder eines Sportvereins wohl so lange ausharren?


Delegiertenversammlung 2013 des BKJV (Foto Willy Gügi, BKJV)

3. Februar 2013, 9 Uhr. Nach dem musikalischen Beitrag einer Alphorngruppe in Begleitung von zwei Fahnenschwingern eröffnet Verbandspräsident Jürg Domke die 95. Delegiertenversammlung des Bernisch Kantonalen Jodlerverbandes. Die über 400 Delegierten und Gäste füllen die Halle im Thuner Messezentrum Expo praktisch bis zum letzten Platz. Viereinhalb Stunden und 11 Traktanden später schliesst der neu gewählte Präsident Stephan Haldemann die Versammlung. Die Reihen der Delegierten und Gäste sind immer noch geschlossen. Wie viele Teilnehmer hätten bei der Jahresversammlung eines Sportverbands oder eines Sportvereins wohl so lange ausgeharrt? Oder anders gefragt: Was machen die Jodler, Alphornbläser und Fahnenschwinger besser als mancher Sportverband und Sportverein?

Die Delegiertenversammlung als Event

Die Jodlerverbands-DV hat Event-Charakter: Sie ist interaktiv, nicht austauschbar, bietet Abwechslung und fördert die emotionale Bindung der Mitglieder zu ihrem Verband. Mit einer Festwirtschaft, Ausstellungsständen und Sitzecken im Foyer des Tagungssaals ist die Infrastruktur üppig. Das Versammlungsprogramm wird durch Beiträge von Jodlergruppen aufgelockert. Zur Totenehrung gibt es Alphornklänge. Die Bewerber für das kantonale Jodlerfest 2015 betreten den Saal in Begleitung von lautstarken Treichlern. Abgeschlossen wird die Versammlung mit einem gemeinsamen Lied, das vom abtretenden Präsidenten und neu gewählten Ehrenmitglied Jürg Domke dirigiert wird.
An diese Delegiertenversammlung geht man nicht, um Traktanden routinemässig und mechanisch abzuhaken. Hier trifft man sich und hat Zeit, Traditionen und Freundschaften zu pflegen. Die gut vorbereitete und geleitete Versammlung bietet ausreichend Platz zum Austausch, zur Meinungsbildung und für Entscheide über die Verbandspolitik.

Versammlungen im Sport

Im Schweizer Sport gibt es viele gute Beispiele von erfolgreichen Verbands- und Vereinsversammlungen. Immer wieder hört man aber auch von solchen,...

  • die schlecht vorbereitet sind; 
  • die von den Anwesenden vor allem dann als gut taxiert werden, wenn die Traktandenliste in neuer Rekordzeit abgespult wird;
  • an denen über fast alles, aber kaum über die traktandierten Geschäfte geredet wird; 
  • bei denen der Präsident Monologe führt und Fragen der Mitglieder fast als Vorstandsbeleidigung empfunden werden; 
  • in denen die Versammlungsleitung bei Abstimmungen und Wahlen überfordert ist; an denen sich die Teilnehmenden nach dem Abschluss in alle Himmelsrichtungen verstreuen – und im kleinen Kreis über die «unfähige Vereinsleitung» geschimpft wird. 

Sie selbst kennen vielleicht noch weitere Beispiele aus eigener Erfahrung.

Merkmale einer erfolgreichen Vereinsversammlung

Die Vereinsversammlung ist das oberste, gesetzgebende Organ (die Legislative) des Sportvereins. Um dieser hohen Anforderung gerecht zu werden, lohnt es sich, den Fokus auf die wichtigsten Kriterien zu legen:

  • Die Einberufung und Durchführung muss die formalen Kriterien des Vereinsrechts und der Vereinsstatuten erfüllen;
  • die Vorbereitungsarbeiten müssen frühzeitig beginnen. Checklisten sind nützliche Arbeitsinstrumente; 
  • der Versammlungsraum muss genügend gross, hell und störungsfrei sein, technische Einrichtungen müssen funktionieren; 
  • die Versammlung muss kompetent geleitet werden. Dazu gehört eine transparente Einführung in die Traktanden, die Möglichkeit, dass Mitglieder Fragen stellen, diskutieren und (Gegen-)Anträge formulieren können;
  • Abstimmungen über Anträge und Wahlen müssen von der Versammlungsleitung kompetent und sicher geleitet werden.


Diese und weitere formale Kriterien sorgen für einen guten Ablauf der Vereinsversammlung. Aber wie kann man möglichst viele Mitglieder zur Teilnahme bewegen? Mit dieser Frage schliesst sich der Kreis zur Delegiertenversammlung des Kantonal Bernischen Jodlerverbandes. Ihm ist es gelungen, eine Routineversammlung attraktiv zu gestalten.

Aufwertung der Vereinsversammlung

Zur nächsten Vereinsversammlung Jodler und Alphornbläser oder eine Rockband einzuladen, ist für die wenigsten zielführend. Aber jeder Sportverein hat in seinem Umfeld eigene Möglichkeiten, die Versammlungsteilnahme für die Zielgruppen attraktiv zu machen. Hier einige Ideen und Beispiele:

  • Im Anschluss an die Versammlung steigt ein Vereinsfest, zu dem alle Mitglieder, ihre Familien und Freunde eingeladen sind;
  • eine Verbandsvertreterin oder ein Mitglied der Gemeindebehörden hält ein Referat zu einem aktuellen Thema; 
  • in einem Podiumsgespräch, das von einer bekannten Person moderiert wird, diskutieren junge Sportler und Fachpersonen über das Thema «Spitzensport und Berufsausbildung»;
  • eine bekannte Sportlerin aus der Region gibt einen Erlebnisbericht über ihre Teilnahme an den Olympischen Spielen oder an einer Welt- oder Europameisterschaft;
  • «Models» aus der Juniorenabteilung präsentieren in einer Sportmodeschau Produkte des Vereinssponsors oder die Trainingsanzüge für die neue Saison.



Modeschau des Golfclub Thunersee. Kaderspieler, Greenkeeper und Juniorinnen/Junioren präsentieren nach der Generalversammlung die neue Golfmode (Foto: GC Thunersee).

Organisation delegieren

Wenn die Mitglieder an der Vereinsversammlung 2015 mit neuen Ideen überrascht werden sollen, müssen die Weichen dafür im zweiten Halbjahr 2014 gestellt werden. «Jetzt muss sich der Vereinsvorstand auch noch damit befassen», wird die spontane – und oft berechtigte – Reaktion auf diese Aufforderung sein. Muss er nicht! Der Vorstand soll zwar Impulse für eine attraktive Vereinsversammlung auslösen. Die Organisation und Durchführung kann er aber einem Projektteam übertragen, das er je nach Ziel und Thema zusammensetzt. Aus (mindestens) drei Gründen ist dabei besonders empfohlen, auch junge Vereinsmitglieder einzubeziehen:

  1. Von den Jungen kommen neue Ideen, mit denen «verkrustete» Gewohnheiten aufgebrochen werden können.
  2. Die Jungen spüren das Vertrauen der Vereinsleitung.
  3. Die Jungen machen erste Erfahrungen mit der Gestaltung einer Organisation, die sie in einigen Jahren vielleicht selbst führen werden.

Mit sportclic.ch zur erfolgreichen Vereinsversammlung

sportclic.ch bietet viele praxisorientierte Informationen und Tipps rund um die Vereinsversammlung. Zur Organisation, Versammlungsleitung und Protokollführung gibt es Checklisten. Die Mustervorlage «Einladung Vereinsversammlung» vermittelt die Idee einer Kombination der Versammlung mit einem Vereinsfest. Und nicht zuletzt ist man mit einem Mausklick beim Schweizerischen Zivilgesetzbuch, dessen Artikel 60 ff. das auch für den Sport wichtige Vereinsrecht enthält.


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