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Jahresbericht

 

Jahresberichte von Sportvereinen kommen oftmals etwas veraltet daher: viele Zahlen, wenig Bilder. Das macht sie für Leserinnen und Leser unattraktiv. Ein paar Tipps, wie man dem Jahresbericht die nötige Frische verleihen und ihm zu mehr Beachtung verhelfen kann.


Bild: Swiss Olympic

Die Vereinsverantwortlichen, die fürs Verfassen des Jahresberichts zuständig sind, sehen dies oftmals als mühsame Pflicht. Bis zur Jahresversammlung müssen sie in kurzer Zeit den Jahresrückblick und die Jahresrechnung aufbereiten. Deshalb orientieren sich etliche Autoren an den Berichten der Vorjahre und greifen in der Zeitnot zur «copy&paste»-Methode. Damit droht der Jahresbericht zu einem Relikt aus vergangenen Zeiten zu verkommen, das bei den Mitgliedern und Partnern des Vereins kaum mehr auf Interesse stösst. Die Attraktivität leidet ausserdem oft darunter, dass der Bericht in reiner Textform publiziert wird: Es fehlen Bilder, Tabellen und Grafiken zu den Vereinsaktivitäten. Dabei lebt gerade der Sport von zahlreichen Emotionen und Begegnungen, die mit Bildern bestens dokumentiert werden können.

Chancen des Jahresberichts erkennen und nutzen

Die unten stehenden Fragen dienen einer Kurzanalyse. Sie hilft Mängel aufdecken und liefert Ideen, wie der Jahresbericht aufbereitet und verteilt werden kann, damit er wieder mehr Beachtung findet.

Wer sind die Empfänger des Jahresberichts?

Neben den Mitgliedern können auch folgende Personen oder Institutionen zur Zielgruppe gehören:

  • potenzielle Neumitglieder verschiedener Altersgruppen
  • Gönner
  • Sponsoren
  • Inserenten
  • Behörden
  • Dachverband
  • öffentliche Medien
  • weitere Partner des Sportvereins

Der Jahresbericht kann als PR-Instrument dienen. Dabei gilt es, die Bedürfnisse der unterschiedlichen Zielgruppen zu berücksichtigen. Für welche Informationen interessieren sie sich? Wie ausführlich wollen sie informiert sein? Wie vermittle ich ihnen die Inhalte am besten?

Was soll in den Köpfen der Leserinnen und Leser hängen bleiben?

Jeder Sportverein verfügt über ein Image. Es kann – je nach Bedarf – gestärkt oder angepasst werden, indem Beiträge in den Jahresbericht aufgenommen werden, welche die gewünschte «Positionierung» unterstreichen. Zudem ist es wichtig, zentrale Botschaften, zum Beispiel die Neuorientierung nach einem Leitbildprozess, die Ziele im Spitzensport oder die Schwerpunkte in der Nachwuchsarbeit, verständlich und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Wie wird der Jahresbericht gestaltet?

Die thematische Gliederung des Jahresberichts ergibt sich aus der Vereinstätigkeit und der obligaten Einbindung der Jahresrechnung. Ein ansprechendes Gestaltungskonzept hilft den Leserinnen und Lesern, sich zu orientieren:

  • Inhaltsverzeichnis mit Seitenangaben
  • aussagekräftige Überschriften
  • kurze Texte und Fotos von Menschen in Aktion

Je nach Bedarf empfiehlt es sich, geübte Autorinnen und Autoren beizuziehen, um die Texte zu redigieren. Fotos für den Jahresbericht kann man von den verschiedenen Vereinsaktivitäten während des Jahres machen. Achtung: bei der Verwendung müssen stets die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Mitglieder berücksichtigt werden.

Soll ich den Jahresbericht drucken oder nur ins Internet stellen?

Der Jahresbericht kann als PDF-Datei der Einladung zur Jahresversammlung, die an alle Mitglieder geht, angefügt werden. Im Allgemeinen wird der gedruckte Jahresbericht aber nach wie vor geschätzt. Das gedruckte Exemplar kann zudem bei passender Gelegenheit an Interessierte, etwa an potenzielle Sponsoren und Gönner, abgegeben werden.

Die Publikation des Jahresberichts auf der Website des Vereins stellt sicher, dass sich auch Dritte über die Organisation und die Aktivitäten des Sportvereins in den vergangenen Jahren informieren können.

Auf sportclic.ch gibt es weitere Tipps und Muster zum Thema.

Mit zahlreichen Mustern und Best-Practice-Beispielen erleichtert sportclic.ch den Führungsalltag und unterstützt Vorstandsmitglieder mit Know-how aus den Bereichen Betriebswirtschaft und Administration. Die Entwicklung der Online-Plattform soll in Anlehnung an die Bedürfnisse der Sportvereine und Sportverbände erfolgen. Diese sollen die Plattform aktiv mitgestalten können. Dazu ist Swiss Olympic auf Rückmeldungen zu den bestehenden Dokumenten und auf Vorschläge zur Aufnahme zusätzlicher Vorlagen und Hilfsmittel angewiesen. Auf dem Webtool steht dafür ein passendes Feedback-Formular zur Verfügung.


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