Rapport annuel : exercice imposé ou opportunité pour l’avenir ?

 

Les rapports annuels des clubs sportifs sont souvent un peu démodés : beaucoup de chiffres, peu de photos. Ils ne sont donc pas très attrayants pour les lectrices et les lecteurs. Voici quelques conseils pour donner un peu de fraîcheur à un rapport annuel et le rendre plus plaisant.


Image: Swiss Olympic

Les responsables de club, chargés de la rédaction du rapport annuel, considèrent souvent ce travail comme une tâche pénible. Ils doivent, en très peu de temps, préparer et rédiger une rétrospective annuelle ainsi que les comptes annuels avant l’assemblée générale. Pour cette raison, certains auteurs se réfèrent aux rapports des années précédentes et recourent dans l’urgence à la méthode du « copier-coller ». Le risque est ainsi grand de faire du rapport annuel une relique du passé qui n’intéresse plus guère les membres et les partenaires du club. Le manque d’attrait est aussi souvent dû au fait que le rapport est purement composé de textes. Il manque des photos, des tableaux et des graphiques sur les activités du club. D’autant plus que le sport est riche en émotions et en rencontres qui peuvent être très bien illustrées par des photos.

Reconnaître et saisir les opportunités liées au rapport annuel

Les questions ci-dessous servent de brève analyse. Celle-ci sert à montrer les manques et fournit des idées pour préparer et distribuer le rapport annuel de manière qu’il attire davantage l’attention.

Quels sont les destinataires du rapport annuel ?

Outre les membres, les personnes ou institutions suivantes peuvent faire partie des groupes cibles :

  • nouveaux membres potentiels aux âges divers,
  • donateurs,
  • sponsors,
  • annonceurs,
  • autorités publiques,
  • organisation faîtière,
  • médias publics,
  • autres partenaires du club sportif.

Le rapport annuel peut servir d’outil RP. Pour cela, il faut tenir compte des besoins des différents groupes cibles. Quelles sont les informations qui les intéressent ? Dans quelle ampleur souhaitent-ils être informés ? Comment puis-je leur communiquer au mieux le contenu ?

Qu’est-ce qui doit rester gravé dans la mémoire des lectrices et des lecteurs ?

Chaque club sportif dispose d’une image. Elle peut être accentuée ou adaptée selon les besoins en intégrant dans le rapport annuel des articles qui soulignent le « positionnement » souhaité. En outre, il est important de documenter de manière compréhensible les principaux messages comme la réorientation après l’élaboration d’une charte, les objectifs dans le sport d’élite ou les principales tâches dans le travail de la relève.

Comment le rapport annuel est-il structuré ?

La structure thématique du rapport annuel se base sur les activités du club et doit obligatoirement intégrer les comptes annuels. Une structure agréable facilite l’orientation des lectrices et des lecteurs :

  • table des matières avec indication des pages ;
  • titres expressifs ;
  • textes brefs et photos de personnes en action.

Selon les besoins, il est recommandé de faire appel à des auteurs expérimentés pour la rédaction des textes. Les photos destinées au rapport annuel peuvent être prises tout au long de l’année lors de différentes activités du club. Attention : avant toute utilisation, il faut toujours tenir compte des droits de la personnalité des membres photographiés.

Dois-je imprimer le rapport annuel ou seulement le mettre à disposition sur Internet ?

Le rapport annuel peut être joint sous forme de fichier PDF à la convocation pour l’assemblée annuelle envoyée à tous les membres. En général, un rapport annuel sur papier est très apprécié. L’exemplaire imprimé peut être remis à un moment opportun à des personnes intéressées ainsi qu’à des sponsors et à des donateurs potentiels.

La publication du rapport annuel sur le site Internet du club permet à des tiers de s’informer sur l’organisation et les activités du club sportif au cours des dernières années.

Vous trouverez d’autres conseils et modèles concernant ce sujet sur le sitesportclic.ch.

Avec de nombreux modèles et exemples des meilleures pratiques, sportclic.chfacilite la gestion au quotidien et le travail des membres du comité directeur en apportant un savoir-faire dans le domaine de l’économie d’entreprise et de l’administration. Le développement de sportclic.ch va continuer à s’inspirer des besoins des clubs et des fédérations qui doivent pouvoir participer activement à l’agencement de la plate-forme. Pour ce faire, Swiss Olympic a besoin de feed-back sur les documents existants et de suggestions d’ajout de modèles et outils supplémentaires. Un formulaire prévu à cet effet est disponible sur l’outil Internet.

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