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Vereinskasse: Unliebsamen Überraschungen vorbeugen

 

Vereinskasse: Unliebsamen Überraschungen vorbeugen

Immer wieder kommt es vor, dass Sportvereine in finanzielle Not geraten, weil die Vereinskasse aufgrund unterschiedlicher Ereignisse nicht mehr im gewohnten Rahmen geführt wird. Gemäss Zivilgesetzbuch (ZGB) trägt der Vorstand die Verantwortung für die Führung der Geschäftsbücher und ist entsprechend gefordert, die notwendigen Vorkehrungen zu treffen, um einen ordnungsgemässen Betrieb zu gewährleisten. Nachfolgend werden drei konkrete Fallbeispiele aufgegriffen, bei denen ernsthafte Probleme aufgetreten sind. Durch gezielte Massnahmen, die im Anschluss beschrieben werden, hätten die drastischen Folgen womöglich vermieden oder zumindest begrenzt werden können.      

Fallbeispiel 1: Betrügerischer Vereinskassier treibt Tennis-Club in den Ruin

Diese Schlagzeile machte im September 2012 auf einen krassen Fall von  Veruntreuung, ungetreuer Geschäftsbesorgung und Urkundenfälschung aufmerksam: Der ehemalige Kassier des Tennis-Clubs hatte während mehreren Jahren sukzessive das Vereinsvermögen geplündert, die Bilanzen frisiert und Belege gefälscht. Nach Auffliegen der Delikte musste sich der Mann vor Gericht verantworten - es ging um eine Deliktsumme von über 500'000 Franken. «Unser Fehler war, ihm die Einzelunterschrift zu gewähren», so ein Vorstandsmitglied des Clubs.

Beurteilung

Frühzeitiges Erkennen von kriminellen Machenschaften bei der Verwaltung der Vereinskasse ist sehr schwierig. Der ehrenamtlich wirkende Vorstand ist in hohem Masse auf gegenseitiges Vertrauen unter den Vorstandsmitgliedern angewiesen, zudem ist seine zeitliche Verfügbarkeit beschränkt. Betrüger nützen dieses Vertrauen aus und können sich bei fehlenden Sicherheitsvorkehrungen hemmungslos aus der Vereinskasse bedienen. Das Fälschen von Unterschriften, Belegen, Rechnungen oder Verträgen ist für Laien kaum erkennbar. Das Vergehen fliegt meist erst auf, wenn es zu spät ist, um grösseren Schaden zu verhindern. Dennoch kann sich der Vorstand seiner Mitverantwortung nicht entziehen und tut gut daran, entsprechende Vorkehrungen zu treffen.      





Vorbeugende Massnahmen des Vorstands

 Vieraugen-Prinzip: Jede Rechnung, jeder Spesenbeleg bzw. jede Ausgabe, die der Vereinskasse belastet wird, muss vorgängig durch zwei Personen visiert werden.

Kollektivunterschrift: Die Auslösung einer Zahlung von einem Bank- oder Postkonto sollte nur durch Kollektivunterschrift bzw. Kollektivfreigabe (Online-Banking) möglich sein. Idealerweise verfügen drei Berechtigte des Vereins über eine Kollektivunterschrift, damit bei Ausfall einer Person Zahlungen und Bezüge immer noch möglich sind.

 Verzicht auf Kreditkarten oder Karten für Bargeldbezüge, die auf den Verein lauten, da bei solchen Karten die Kollektivfreigabe umgangen werden kann.

- Bank- und/oder Postkontoauszüge vierteljährlich von zwei Personen kontrollieren und visieren lassen.

- Unguten Gefühlen bei Verhaltensänderungen eines Vorstandsmitglieds nachgehen und ansprechen.

Fallbeispiel 2: Unerwarteter Ausfall des Vereinskassiers

Der Kassier eines bekannten Sportvereins in der Westschweiz erlitt im Jahr 2014 überraschend einen Hirnschlag und fiel für mehrere Wochen aus. Bei ihm zuhause stapelten sich die unbezahlten Rechnungen des Sportvereins, auch die Mitgliederbeiträge wurden nicht fakturiert. Da der Kassier in einem Einzelhaushalt lebte, war es für den Vereinsvorstand sehr schwierig, an die Dokumente und Softwareprogramme der Vereinskasse zu gelangen, bzw. diese an eine andere Person zu übertragen. Die Folge waren zahlreiche Mahnungen wegen unbezahlter Rechnungen sowie ernsthafte Liquiditätsprobleme infolge der ausstehenden Mitgliederbeiträge.     

Beurteilung

Der unerwartete Ausfall eines Vorstandsmitgliedes, im vorliegenden Fall des Vereinskassiers, wirkt sich gravierend aus, wenn die Stellvertretung nicht geregelt ist und bestimmte Aufgaben über längere Zeit nicht mehr wahrgenommen werden. Es muss immer damit gerechnet werden, dass eine Person ausfallen kann, und je nach Dringlichkeit rasch ein Ersatz gefunden werden muss. Der Vorstand ist deshalb gut beraten, sich diesbezüglich vorsorglich Gedanken zu machen.  

Vorbeugende Massnahmen des Vorstands

Stellvertreter-Funktionen einführen und gelegentlich ausüben lassen (z.B. während Ferienabwesenheiten eines Vorstandsmitglieds).

- Kollektivunterschrift über Bank- und Postkonto an drei Berechtigte des Vereins erteilen, damit bei Ausfall einer Person Zahlungen und Bezüge immer noch möglich sind.

 EDV-Insellösungen nach Bedarf vermeiden: Allenfalls webbasierte Buchhaltungsprogramme nutzen, damit Berechtige von unterschiedlichen Orten aus Zugriff auf die Daten haben. Diese Variante hat zusätzlich den Vorteil, dass keine Datensicherungen (Backups) mehr gemacht werden müssen und bei Hard- und Softwareware-Defekten keine Daten verloren gehen. Mehr dazu hier.

- Immer mehr nationale Sportverbände bieten ihren Mitgliedsvereinen ein zentrales Inkasso für Mitgliederbeiträge und Lizenzen an (Beispiel Schweizer Alpen-Club: Dieses System wurde bereits vor über 20 Jahren eingeführt und hat sich bestens bewährt).

Fallbeispiel 3: Erhebliche Nachforderungen der Ausgleichskasse

Ein Eishockey-Club einer unteren Liga beschäftigte über Jahre mehrere Trainer im Nebenamt. Im Durchschnitt wurden jährliche Entschädigungen in der Höhe von 4‘500 Franken pro Trainer ausbezahlt und zusätzlich Spesen für Fahrten und Verpflegung bei auswärtigen Spielen vergütet. Obwohl die Freigrenze der AHV-Pflicht bei geringfügigem Lohn (2‘300 Franken pro Kalenderjahr) deutlich überschritten war, wurden diese Entschädigungen bei der AHV nie deklariert bzw. abgerechnet. Bei einer Routinekontrolle der Ausgleichskasse wurde dieser Sachverhalt erkannt. Die Folge waren Nachforderungen und Verzugszinsen auf die nicht abgerechneten Beiträge über fünf Jahre.

Beurteilung

Leider ist das kein Einzelfall. Aufgrund von Unkenntnis der gesetzlichen Bestimmungen, bzw. wider besseres Wissen bei Vereinen, decken die Ausgleichskassen immer wieder ähnliche Fälle auf, bei denen die Sozialabgaben nicht ordnungsgemäss abgerechnet wurden. Oft kommen bei solchen Kontrollen noch weitere Unregelmässigkeiten zum Vorschein, u.a. bei der obligatorischen Unfallversicherung (UVG), bei der Pensionskasse und beim Ausfüllen der Lohnausweise. Auch die ausreichende Versicherung des Vereins bezüglich Haftpflicht, Mobiliar, Fahrzeuge, Immobilien etc. sowie die Abrechnung der Steuern (inklusive Mehrwertsteuer) fallen, sofern kein Geschäftsführer angestellt ist, meist ins Pflichtenheft des Vereinskassiers. Dementsprechend wird fachliches Know-how vorausgesetzt.   

Vorbeugende Massnahmen des Vorstands

- Funktionsbeschreibung des Vereinskassiers überprüfen: Sind alle relevanten Aufgaben für die ordnungsgemässe Führung der Vereinskasse bzw. –buchhaltung und der Versicherungen darin enthalten?

- Merkblatt der AHV konsultieren. Mehr dazu hier.

- Rechnungswesen des Vereins periodisch durch einen qualifizierten Treuhänder begutachten lassen.

- Versicherungen des Vereins durch einen Spezialisten prüfen lassen.        

- Als Kassiere und Rechnungsrevisoren Personen mit entsprechenden Kenntnissen und Erfahrungen wählen oder ihnen nach Bedarf Fachleute zur Seite stellen.

Grosse Vereine und Sportverbände übertragen diese Aufgaben in den meisten Fällen der eigenen Geschäftsstelle und lassen ihre Jahresrechnungen mit Vorteil durch eine professionelle Revisionsstelle prüfen (vgl. dazu auch die gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungsprüfung hier).

Fazit

Wie eingangs erwähnt, trägt der Vorstand gemäss ZGB die Verantwortung für die Führung der Geschäftsbücher und korrekte Abrechnung der gesetzlichen Abgaben und Steuern. Es darf deshalb gegenüber dem Vereinskassier (oder der Geschäftsstelle) nicht als Misstrauen gewertet werden, wenn der Vorstand seine Kontrollpflichten wahrnimmt und vorsorgliche Massnahmen trifft. Der Vorstand bespricht dieses Vorgehen am besten jeweils bei der Besetzung seiner Aufgaben mit dem Zweck, das Vertrauen und die Zusammenarbeit zu stärken.     

Mehr Informationen zum Thema finden sich bei sportclic unter den Themen «Rechnungswesen» und «Versicherungen».

Thun, 3.3.2016/FvG


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