La caisse du club : éviter les mauvaises surprises

 

La caisse du club : éviter les mauvaises surprises



Il est fréquent que des clubs de sport se retrouvent en difficulté financière parce que, suite à certains événements, leur caisse n’a plus été tenue comme d’habitude. Selon le Code civil (CC), le comité est responsable de la tenue des livres comptables et il est par conséquent appelé à prendre les dispositions nécessaires pour en garantir le bon fonctionnement. Voici trois cas concrets où de sérieux problèmes sont survenus. Grâce à des mesures ciblées qui sont décrites à la fin, les conséquences drastiques auraient très probablement pu être évitées ou tout au moins limitées.





Cas n° 1 : Le trésorier fraudeur d’un club de tennis mène ce dernier à la ruine



Cette une parue en septembre 2012 a mis au jour un cas manifeste de détournement de fonds, de gestion déloyale et de falsification de documents : l’ancien trésorier du club de tennis avait pillé la fortune du club, truqué les bilans et falsifié des justificatifs pendant plusieurs années. Après avoir été démasqué, l’homme a dû répondre de ses délits devant un tribunal - la somme détournée s’élevait à plus de 500 000 francs. « Notre erreur a été de lui accorder le droit de signer seul », avoue un membre du comité du club.



Evaluation



Il est très difficile de repérer précocement des machinations criminelles opérées dans le cadre de l’administration de la caisse d’un club. Le comité, qui intervient à titre honorifique, a besoin de la confiance mutuelle entre ses membres, et il manque par ailleurs de temps. Les fraudeurs profitent de cette confiance et peuvent se servir impunément dans la caisse faute de dispositifs de sécurité. La falsification de signatures, de justificatifs, de factures ou de contrats passe pratiquement totalement inaperçue aux yeux des profanes. Le délit n’est constaté que lorsqu’il est trop tard pour éviter des préjudices importants. Pourtant, le comité ne peut se soustraire à sa part de responsabilité et est bien inspiré de prendre des dispositions correspondantes.      



Mesures préventives du comité



-     Principe du double contrôle : chaque facture, chaque justificatif de frais et/ou chaque dépense imputée à la caisse du club  doit être visée au préalable par deux personnes.



-     Signature collective : le déclenchement d’un paiement depuis un compte bancaire ou postal devrait être possible uniquement avec une signature collective et/ou une autorisation collective (online-banking). L’idéal est que trois ayants droit du club disposent d’une signature collective de façon à ce que paiements et retraits soient toujours possibles même en l’absence d’une de ces personnes.



-     Renoncer aux cartes de crédit ou aux cartes pour les retraits d’argent en espèces qui sont au nom du club, car il est possible de contourner l’autorisation collective avec ce type de cartes.



-    Faire contrôler et viser les extraits de compte bancaire et/ou postal chaque trimestre par deux personnes.



-    Vérifier le moindre doute en cas de changements de comportement d’un membre du comité et en parler.





Cas n° 2 : Disparition soudaine du trésorier du club



En 2014, le trésorier d’un célèbre club de sport de Suisse romande a subi une attaque cérébrale et a disparu pendant plusieurs semaines. Chez lui s’empilaient les factures impayées du club sportif, et les cotisations de membres n’étaient pas non plus facturées. Etant donné que le trésorier vivait seul, il était très difficile pour le comité du club d’accéder aux documents et aux programmes informatiques de la caisse du club et/ou de les transmettre à une autre personne. Résultat : de nombreuses relances pour factures impayées, ainsi que de sérieux problèmes de liquidités consécutifs aux cotisations de membres non réglées.



Evaluation



La disparition inattendue d’un membre du comité - dans le cas présent du trésorier du club - a de graves répercussions si la suppléance n’est pas réglementée et que certaines tâches ne sont plus effectuées durant une longue période. Il faut toujours s’attendre à ce qu’une personne puisse être absente, et à trouver rapidement un remplaçant en fonction de l’urgence. Le comité est donc bien inspiré de prévoir les modalités en la matière.  



Mesures préventives du comité



-     Introduire des fonctions de suppléant et les faire exercer de temps en temps (p. ex. pendant l’absence d’un membre du comité en congés).



-    Donner la signature collective pour un compte bancaire ou postal à trois ayants droit du club, de manière à ce que paiements et retraits soient toujours possibles même en l’absence d’une de ces personnes.



-     Eviter les solutions autarciques en matière d’informatique : utiliser le cas échéant des programmes de comptabilité basés sur le Web de manière à ce que des ayants droit puissent avoir accès aux données depuis différents endroits. Cette variante présente par ailleurs l’avantage de ne plus avoir à faire de sauvegardes de données (backups) et de ne pas perdre de données en cas de défaillance du matériel et des logiciels. Plus d’informations ici.



-    De plus en plus de fédérations sportives nationales offrent à leurs clubs affiliés un encaissement centralisé pour les cotisations de membres et les licences (exemple du Club Alpin Suisse : ce système a déjà été introduit il y a plus de 20 ans et a véritablement fait ses preuves).



Cas n° 3 : Réclamation de cotisations arriérées considérables par la caisse de pensions



Un club de hockey sur glace d’une ligue inférieure a employé pendant des années plusieurs entraîneurs à titre de fonction secondaire. Les rétributions annuelles qui ont été versées s’élèvent en moyenne à 4500 francs par entraîneur, et des frais de déplacement et de restauration lors de matches à l’étranger ont été remboursés. Bien que la limite d’exonération de l’AVS en cas de très bas salaire (2300 francs par année civile) fût nettement dépassée, ces rétributions n’ont jamais été ni déclarées, ni décomptées au niveau de l’AVS. Ceci a été découvert lors d’un contrôle de routine effectué par la caisse de pensions. La réclamation de cotisations arriérées et des intérêts moratoires sur les cotisations non décomptées pendant cinq ans en ont été les conséquences.



Evaluation



Ceci n’est malheureusement pas un cas isolé. Qu’il s’agisse de non-connaissance des dispositions légales et/ou de mauvaise foi au niveau des clubs, les caisses de pensions sont régulièrement confrontées à des cas similaires où les cotisations sociales n’ont pas été décomptées correctement. Souvent, de tels contrôles font apparaître encore d’autres irrégularités, notamment aux niveaux de l’assurance-accidents (LAA) obligatoire, de la caisse de pensions et du remplissage des attestations de salaire. Dans la mesure où aucun gérant n’est employé, c’est au trésorier du club qu’il revient généralement de veiller à une assurance suffisante du club s’agissant de la responsabilité civile, du mobilier, des véhicules, des biens immobiliers, etc. ainsi que du décompte des impôts (taxe sur la valeur ajoutée comprise). Aucune compétence professionnelle n’est demandée en conséquence.   





Mesures préventives du comité



- Contrôler le descriptif des fonctions du trésorier du club : comporte-t-il toutes les tâches pertinentes pour une tenue de caisse de club correcte et une comptabilité correcte du club et des assurances ?



- Consulter la notice de l’AVS. Plus d’informations ici.



- Faire expertiser régulièrement la comptabilité du club par un administrateur fiduciaire qualifié.



- Faire contrôler les assurances du club par un spécialiste.    



- Choisir pour les fonctions de trésoriers et de réviseurs aux comptes des personnes ayant les connaissances et l’expérience correspondantes, ou bien les entourer si besoin de professionnels.



- Les clubs et fédérations sportives de grande taille confient le plus souvent ces tâches à leur propre secrétariat, et font contrôler de manière avantageuse leurs comptes annuels par un organe de révision professionnel (voir aussi à ce sujet les prescriptions légales concernant l’audit ici).





Résumé



Comme nous le disions au début, le comité est, selon le Code civil, responsable de la tenue des livres comptables et d’un décompte correct des impôts et taxes légaux. C’est pourquoi le comité du club ne doit pas être accusé de manquer de confiance vis-à-vis de son trésorier (ou de son secrétariat) lorsqu’il s’acquitte de ses obligations de contrôle et qu’il prend des mesures de prévention. Le comité aura tout intérêt à discuter de cette procédure chaque fois qu’il remplira ses missions, en visant à renforcer la confiance et la collaboration.     



Plus d’informations sur le sujet sur sportclic parmi les thèmes « Comptabilité » et « Assurances ».



Thoune, le 3.3.2016/FvG

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