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Veranstaltungsdurchführung

 

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Veranstaltungsdurchführung

In der Organisationsphase 4 wird die Sportveranstaltung eingeführt und durchgeführt.

Die Sportveranstaltung findet statt! Die Veranstaltungsleitung und die Leitenden der Organisationsbereiche fragen sich, ob alles wie geplant ablaufen wird.

Wohl kaum! Ein Event birgt viele Unbekannte: Sportlerinnen und Sportler, Funktionäre, Helferinnen und Helfer, Zuschauerinnen und Zuschauer, Wetter und unvorhergesehene Ereignisse oder eine Strompanne lassen sich nicht programmieren. Eine gute Vorbereitung stärkt jedoch das Vertrauen, dass in entscheidenden Momenten situativ richtig reagiert und, wenn nötig, zielorientiert improvisiert werden kann. Die Veranstaltungsdurchführung gliedert sich in drei Abschnitte: 1. Einführung, 2. Durchführung und 3. Einleitung der Nachbearbeitung.

Einführung der Sportveranstaltung

Je nach Art, Grösse und Dauer der Veranstaltung beginnt die Einführung einige Monate, Wochen oder Tage vor dem eigentlichen "Startschuss". Bei Gross- und Mega-Veranstaltungen wird sie allenfalls bereits ein bis zwei Jahre vorher eingeleitet, zum Beispiel mit der Durchführung von Testwettkämpfen.

Im Rahmen der Einführung werden die Infrastrukturen aufgebaut bzw. übernommen, werden Wettkampfstrecken ausgeschildert, Sponsorenauftritte platziert, Umweltmassnahmen realisiert, wird die Eventtechnik installiert und getestet, die Verpflegung für Athleten und Besucher bereitgestellt, das Personal geschult und vieles mehr. Die Veranstaltungsleitung koordiniert diese Arbeiten und ist bei der Einführung der Sportveranstaltung aktiv präsent.

Durchführung der Sportveranstaltung

Sobald die Sportveranstaltung läuft, entwickelt sie ihre eigene Dynamik. Diese muss von den Verantwortlichen beobachtet werden. Fehlentwicklungen müssen durch entsprechende Steuerungsmassnahmen korrigiert werden. Dabei gilt es, einige Regeln zu beachten:

  • Die Veranstaltungsleitung behält jederzeit den Gesamtüberblick über die Veranstaltung.
  • Die Bereichsleitenden verfolgen die Entwicklung im eigenen Organisationsbereich aufmerksam und vorausblickend. Wenn nötig, ordnen sie Steuerungsmassnahmen an.
  • Die Bereichsleitenden kommunizieren ihre Entscheidungen zeitgerecht an die Veranstaltungsleitung, die betroffenen Helfer/innen und, situativ, an Athlet/innen, Sicherheitsorgane, Medien, Zuschauer/innen u.a.
  • Feststellungen über besondere Vorkommnisse in anderen Organisationsbereichen werden den zuständigen Bereichsleitenden umgehend mitgeteilt.
  • Die Veranstaltungsleitung, die Leitenden der Organisationsbereiche und weitere wichtige Verantwortliche sind während der gesamten Veranstaltung permanent erreichbar.

Verhalten bei unvorhergesehenen Ereignissen

Unvorhergesehene Ereignisse, zum Beispiel Unfälle von Teilnehmenden oder Zuschauenden, Unwetter, Streckensperrungen oder der Ausfall von technischen Systemen können den Ablauf einer Sportveranstaltung empfindlich stören oder gar zu ihrem Unterbruch oder Abbruch führen. Bei der Veranstaltungsplanung (Organisationsphase 3) haben sich die Veranstaltungsleitung und die Mitglieder des OK im Rahmen des Risikomanagements mit solchen Situationen auseinandergesetzt und entsprechende Präventionsmassnahmen und Handlungsszenarien vorbereitet. --> Checkliste Risikomanagement
Schwerwiegende Ereignisse, zum Beispiel ein schwerer Unfall, erfordern ein gutes Krisenmanagement und eine koordinierte Kommunikation. Entsprechende Prozesse und Abläufe müssen im Rahmen der Veranstaltungsplanung erarbeitet werden und allen Verantwortlichen bekannt sein. Weil die Veranstaltungsleitung durch vielfältige Aufgaben permanent beansprucht ist, lohnt sich allenfalls der Einsatz einer Person, die bei unvorhergesehenen Ereignissen im Auftrag der Veranstaltungsleitung als "Krisenmanager/in" zum Einsatz kommt.

Nach schwerwiegenden Ereignissen werden die Handlungen und Entscheide der Verantwortlichen durch Behörden, Medien und Öffentlichkeit kritisch hinterfragt. In solchen Situationen muss die Veranstaltungsleitung durch eine aktive, transparente und schnelle Information agieren. Bereits in der Planungsphase muss festgelegt werden, wer gegenüber Behörden und Medien für die Veranstaltung kommuniziert. In der Regel ist dies die Veranstaltungsleitung, allenfalls gemeinsam mit einem/einer Vertreter/in der Trägerschaft bzw. des Auftraggebers. Er bzw. sie werden dabei vom bzw. von der Medienverantwortlichen unterstützt. Für die Krisenkommunikation gelten folgende Grundregeln:

  • Aktiv informieren; nicht warten, bis Anfragen von aussen kommen.
  • Stufenweise weiter informieren; nächste Informationstermine vorankündigen.
  • Offen, glaubwürdig und wahrheitsgetreu informieren; korrekte Daten und Fakten liefern.
  • In verständlichen Worten kommunizieren.
  • Keine voreiligen Schuldzuweisungen machen.
  • Auch gegen innen zeitgerecht und transparent informieren (interne Kommunikation).
Checkliste Krisenmanagement und Krisenkommunikation im Sportverein

Einleitung der Nachbearbeitung

Dokumentation

Noch während die Veranstaltung läuft, müssen die Verantwortlichen bereits die Auswertung im Auge behalten. Wer kritische Ereignisse, problematische Situationen, suboptimal funktionierende Einrichtungen und Abläufe beobachtet, sollte dies unmittelbar dokumentieren. Ein Notizblock, ein Diktiergerät, eine Digitalkamera oder das Handyvideo sind dabei nützlich. Aber auch positive Beobachtungen sollen festgehalten werden. Alle Aufzeichnungen leisten im Rahmen der Veranstaltungsauswertung gute Dienste und liefern Grundlagen für die Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung.

"Sofortkommunikation" nach innen und aussen

Sportveranstalter müssen die Tools von Internet und Mobiltelefonie nach Abschluss des Events nutzen. Die "Sofortkommunikation" muss wenige Stunden nach der Veranstaltung bei ihren Zielgruppen ankommen. Beispiele:

  • Die Medien werden unmittelbar nach Veranstaltungsende mit einem Medienbulletin, mit Resultaten und Bildern beliefert.
  • Die eigene Webseite ist mit ersten Informationen, Zahlen, Fakten und Bildern aufdatiert. Bei wiederkehrenden Veranstaltungen wird bereits das Datum des nächsten Events kommuniziert.
  • Helfer/innenorganisationen und "Einzelhelfende" erhalten ein SMS mit einem Dankeschön für ihren Einsatz. Ist eine Staff-Party geplant, so wird das Datum vorangezeigt.
  • Vertreter der Behörden, Sponsoren und weitere Partner freuen sich am Morgen nach dem Event über ein E-Mail mit dem Dankeschön des Veranstalters.

Bei so viel Elektronik darf aber der persönliche Kontakt nicht vernachlässigt werden. Begegnungen mit Helfenden, Vertreter/innen von Behörden, Sponsoren und Partnerorganisationen während und nach der Veranstaltung können für ein spontanes Dankeschön genutzt werden.

Meilenstein 5

Offizieller Abschluss der Sportveranstaltung;

Beginn der Nachbearbeitung

Zusätzliche Informationen siehe
Organisation von Sportanlässen, Zusammenfassung
Seite 12

Weitere Informationen zum Thema bei SOMIT

Die Durchführung einer Sportveranstaltung


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