Déroulement de la manifestation

 

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Déroulement de la manifestation

La 4e phase du processus organisationnel correspond au démarrage et au déroulement proprement dit de l’événement.

La manifestation sportive a enfin lieu! La direction de la manifestation et les responsables des unités organisationnelles se demandent si tout se déroulera comme prévu.

Que nenni! Un tel événement renferme de nombreuses inconnues: les sportifs, les permanents, le personnel auxiliaire et les spectateurs, la météo et les événements spontanés, ou encore les impondérables tels qu’une panne de courant sont imprévisibles. Une bonne préparation renforcera toutefois la confiance en la capacité de l’organisateur à réagir de façon adaptée à toute situation dans les moments importants et à improviser si nécessaire sans trahir les objectifs fixés. Le déroulement de la manifestation comprend trois phases: 1. le démarrage, 2. le déroulement et 3. le suivi.

Démarrage de la manifestation sportive

Selon le type, l’envergure et la durée de la manifestation, la phase de démarrage commence quelques semaines, quelques jours ou quelques heures seulement avant le début effectif de l’événement. Pour les grandes manifestations et les mégamanifestations, elle est parfois entamée un à deux ans à l’avance (compétitions tests, p. ex.).

La phase de démarrage consiste notamment à réceptionner ou à construire les infrastructures, à baliser les parcours des compétitions, à placer les banderoles des sponsors, des mesures environnementales prises, à installer la technique de l'événement, à préparer l’hébergement des athlètes et des visiteurs, à former le personnel, etc. La direction de la manifestation coordonne ces opérations et participe activement à cette phase.

Déroulement de la manifestation sportive

Dès lors que l’événement est sur les rails, il développe sa propre dynamique, qui doit être observée par les responsables. Les évolutions défavorables doivent être corrigées en prenant les mesures de pilotage appropriées. A cet égard, il convient de respecter certaines règles:

  • La direction de la manifestation garde une vue d’ensemble de la manifestation à tout instant;
  • Les responsables des différentes sections anticipent et suivent avec attention l’évolution dans leur propre unité organisationnelle. Si nécessaire, ils prennent les mesures qui s’imposent:
  • Ils communiquent leurs décisions à la direction de la manifestation, aux auxiliaires concernés ainsi qu’aux athlètes, aux instances de sécurité, aux médias, aux spectateurs, etc.;
  • Tout incident constaté dans une autre unité organisationnelle doit être signalé au responsable concerné;
  • La direction de la manifestation, les directeurs des unités organisationnelles et les autres responsables sont joignables en permanence pendant toute la durée de l’événement.

Réaction en cas d’imprévu

Les imprévus tels que les accidents touchant des participants ou des spectateurs, les intempéries, les parcours bloqués ou encore la défaillance de systèmes techniques peuvent perturber de façon significative le déroulement d’une manifestation sportive, voire conduire à son interruption ou à son annulation. Lors de la planification de l’événement (phase 3 du processus organisationnel), la direction de la manifestation et les membres du CO se sont confrontés à ces situations dans le cadre de la gestion des risques et ont préparé des mesures de prévention et des scénarios d’intervention correspondants. --> Check-list Gestion des risques
Les incidents graves (accident, p. ex.) réclament une gestion de crise performante et une communication coordonnée. Les processus et les procédures à mettre en œuvre dans ce cadre doivent être élaborés au stade de la planification de la manifestation et connus de tous les responsables désignés. Dans la mesure où la direction de la manifestation est très prise par les différentes tâches lui incombant, il peut se révéler utile de faire appel à un «spécialiste de la gestion de crise» en cas d’événement imprévu.

En cas d’incident grave, les actions et les décisions des responsables seront scrutées par les autorités, par les médias et par le grand public. Dans de telles situations, la direction de la manifestation se doit de mettre en place une communication active, transparente et rapide. Il s’agit de déterminer dès la phase de planification qui sera chargé des relations avec les autorités et les médias en pareil cas. En règle générale, cette tâche est assurée par la direction de la manifestation, éventuellement assistée d’un représentant de l’organisme responsable ou du commanditaire. Le responsable des relations avec les médias joue également un rôle. Les règles de base suivantes s’appliquent en matière de communication de crise:

  • Communiquer activement; ne pas attendre que les questions fusent de l’extérieur;
  • Informer progressivement; annoncer les prochaines échéances de communication;
  • Communiquer de façon ouverte, crédible et sincère; donner des faits et des chiffres justes;
  • Employer des termes faciles à comprendre;
  • Eviter de désigner des responsables de façon hâtive;
  • Fournir des informations transparentes et actuelles aux membres de l’organisation (communication interne).

Check-list Gestion et communication de crise d’un club sportif

Introduction du suivi

Documentation

Les responsables doivent avoir à l’esprit la phase d’évaluation pendant tout le déroulement de la manifestation. Il convient de répertorier tout incident critique, toute situation problématique, ainsi que tout dysfonctionnement ou fonctionnement sous-optimal observés. Un bloc-notes, un dictaphone, un appareil photo numérique ou encore une caméra se révéleront utiles à cet effet. Il s’agit cependant de consigner également les points positifs. Tous les enregistrements effectués seront d’une aide précieuse lors de l’évaluation de la manifestation et fourniront les bases de l’amélioration et de l’assurance de la qualité.

Une communication interne et externe immédiate

Les organisateurs de manifestations sportives doivent exploiter les outils de communication modernes tels que la téléphonie mobile et Internet à l’issue de l’événement. Une «communication immédiate» parvient aux groupes cibles quelques heures après la fin de la manifestation. Exemples:

  • Un communiqué de presse, les résultats et des photos sont transmis aux médias dès la fin de la manifestation;
  • Le site Web dédié à la manifestation est mis à jour avec les premières informations, les premiers chiffres, les résultats et les photos. Pour les manifestations récurrentes, la date de la prochaine édition est annoncée;
  • Un SMS de remerciement est envoyé aux organismes auxiliaires et aux membres du personnel auxiliaire. Une fête du personnel est organisée et sa date annoncée;
  • Quand les représentants des autorités, des sponsors et des autres partenaires allument leur ordinateur le lendemain d’une manifestation, ils sont heureux de trouver un e-mail de remerciement de l’organisateur dans leur boîte de réception.

Il convient néanmoins de ne pas négliger les contacts personnels. Les rencontres avec le personnel auxiliaire, les représentants des autorités, les sponsors et les organismes partenaires pendant et après la manifestation peuvent être mises à profit pour faire des remerciements spontanés.

 

Jalon 5

Fin officielle de la manifestation sportive; début du suivi

De plus amples informations sous
 Organisation de manifestations sportives (résumé)
Pages
12

 

 

De plus amples informations sur SOMIT

Déroulement d'une manifestation sportive (seulement en allemand)

 


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