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Veranstaltungskonzept

 

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Veranstaltungskonzept

In der Organisationsphase 2 wird das "Produkt Sportveranstaltung" beschrieben und die technische Umsetzung konzipiert.

Das Veranstaltungskonzept ist die Entscheidungsgrundlage für die Einleitung der aufwändigen Veranstaltungsplanung. Es muss deshalb, ohne ins Detail zu gehen, Entscheidungsgrundlagen und Informationen enthalten. Je nach Entwicklungsstand wird der Entscheid durch die Initiant/innen, durch das Startteam oder durch eine (designierte) Trägerschaft gefällt. Steht hinter dem Projekt ein Auftraggeber, so liegt der Entscheid bei ihm.

Inhalt, Umfang und Gestaltung des Konzepts sind von der Art, Grösse und Dauer der Veranstaltung abhängig. Wenn es bereits ähnliche Veranstaltungen gibt, können deren Erfahrungswerte verwendet werden. Bei sich wiederholenden Veranstaltungen genügt in der Regel die Überprüfung und allenfalls Anpassung des bestehenden Konzepts.

Ist die vorgesehene Sportveranstaltung in ihrer Art neu, dann muss das Veranstaltungskonzept Grundlagen, Analysen und konzeptionelle Überlegungen enthalten, die dem Entscheidungsgremium, möglichen Partnern, potenziellen Sponsoren und Behörden ein stimmiges Gesamtbild vermitteln. Solche Neuentwicklungen sind die "hohe Schule" des Eventmanagements. Für sie braucht es Mut, Kreativität und Stehvermögen.

Grundlagen sammeln und auswerten

Um ein gutes Veranstaltungskonzept zu entwickeln, muss das Rad nicht neu erfunden werden. Es gibt genügend Grundlagen, die gesammelt, analysiert und für die eigene Veranstaltung verwendet werden können. Nützliche Quellen sind:

  • Reglemente von nationalen und internationalen Sportverbänden.
  • Organisationsunterlagen, Ausschreibungen und Programme von ähnlichen Veranstaltungen.
  • Fachliteratur und Websites über Veranstaltungs-/Eventmanagement. 
    Musterdokument «Quellen Links»
  • Auswertungen und Berichte von Veranstaltungen.
  • wissenschaftliche Studien und Statistiken über Trends im Freizeit- und Sportbereich.
  • Besuche von ähnlichen Sportveranstaltungen.
  • Gesetze, Verordnungen und Richtlinien (Bund, Kantone, Gemeinden).
  • Medienberichte: Fach- und Verbandszeitschriften, Tagesmedien, TV-Berichte, Videos.

Konzeptstruktur

Jede Sportveranstaltung ist in ihrer Art einmalig. Deshalb ist auch jedes Veranstaltungskonzept ein Unikat. Wichtig ist, dass das Konzept übersichtlich gegliedert ist und konkrete Aussagen enthält. Die Checkliste "Veranstaltungskonzept" bietet dazu Hilfestellung.

Meilenstein 2

Entscheid über die Einleitung der Veranstaltungsplanung

Zusätzliche Informationen siehe
Organisation von Sportanlässen, Zusammenfassung
Seite 4


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