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Veranstaltungsnachbearbeitung

 

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Veranstaltungsnachbearbeitung

In der Organisationsphase 5 wird die Sportveranstaltung ausgewertet und dokumentiert. Im Hinblick auf Folgeveranstaltungen werden Konzepte und Prozesse optimiert. Das "Projekt Sportveranstaltung" wird formell abgeschlossen.

Die Veranstaltungsnachbearbeitung ist ebenso wichtig wie die vorangegangenen vier Organisationsphasen. Die Veranstaltungsleitung sorgt dafür, dass dabei ebenso sorgfältig gearbeitet wird wie in den vorangegangenen Organisationsphasen.

Zur Veranstaltungsnachbearbeitung gehören folgende Elemente:

  • Dank
  • Auswertung
  • Dokumentation
  • Abschluss

Dank

Jede Sportveranstaltung basiert auf einem Netzwerk von öffentlich-rechtlichen Institutionen, wirtschaftlichen und gewerblichen Unternehmen, Verbänden und Vereinen, Dienstleistungsorganisationen und Einzelpersonen. Sie erteilen Bewilligungen, kreieren visuelle Konzepte und Kommunikationsauftritte, erbringen Dienstleistungen, stellen finanzielle, materielle und personelle Ressourcen bereit, stehen an der Veranstaltung als Helferinnen, Samariter, Speaker, Zeitnehmer oder Medienbeauftragte im Einsatz.

Jeder Veranstalter profitiert vom Engagement dieser Partner. Dafür soll nach der Veranstaltungen Danke gesagt werden. Ein "massgeschneiderter" Brief eignet sich dafür am besten. Er ist persönlicher als ein E-Mail oder ein anonymer Serienbrief. Die Dankbriefe müssen bis spätestens 10 Tagen nach der Veranstaltung bei den Empfängern eintreffen.

Mögliche Inhalte

  • Rückblick auf die Veranstaltung.
  • Ein, zwei herausragende Ereignisse erwähnen und/oder kurze Aussagen ("Testimonials") von Athlet/innen, VIP's oder Sponsoringpartnern einfügen.
  • Hervorheben, warum das Engagement, die spezielle Dienstleistung des Briefempfängers bzw. der Briefempfängerin für die Veranstaltung wichtig war - und dafür danken.
  • Bei wiederkehrenden Veranstaltungen Ausblick auf den nächsten Event (Datum, Ort, Projekte, z.B. neues Wettkampfangebot, Jubiläumsprogramm); den Wunsch äussern, dass dabei wiederum auf die Unterstützung des betreffenden Partners gezählt werden darf.
  • Doppelunterschrift durch die Veranstaltungsleitung und den/die Leiter/in des zuständigen Organisationsbereichs.
  • Allenfalls einen interessanten Medienbeitrag, das offizielle Medienbulletin oder eine Foto beilegen oder einen Link einfügen.

Vorgehen

  • Die Veranstaltungsleitung verfasst den Basis-Brieftext.
  • Alle Bereichsleitenden und weitere Verantwortliche liefern dem Sekretariat unmittelbar nach der Veranstaltung die Adressen und Stichworte zum Engagement/zur Dienstleistung des Briefempfängers bzw. der Briefempfängerin in ihrem Organisationsbereich.
  • In der Geschäftsstelle werden der Basistext und der spezifische Text des Organisationsbereichs zusammengefügt.
  • Anschliessend organisiert die Geschäftsstelle die Unterschriften und den Versand.

Auswertung

Die Auswertung soll schriftlich durchgeführt werden. Folgende Fragen stehen im Fokus:

  • Wurden die Ziele des Veranstalters erreicht?
  • Wurden die Erwartungen der Zielgruppen (Athlet/innen, Zuschauer/innen, Sponsoren, Medien u.a.) erfüllt?
  • Stehen der Aufwand an Ressourcenund der Ertrag/das Ergebnis der Sportveranstaltung in einem angemessenen Verhältnis zueinander?
  • Waren die eingesetzten Prozesse und Konzepte zweckmässig?

Darüber hinaus können Veranstalter von mittleren, grossen und Mega-Sportveranstaltungen nach Bedarf weitere vertiefende und spezifische Fragen stellen.
Auswertung

Voraussetzungen für eine gute Auswertung sind:

  • Gut formulierte Ziele (Checkliste Gliederung Veranstaltungskonzept) .
  • In der Organisationsphase 3 konkret gestellte methodische und inhaltliche Fragen zur Auswertung, ferner die Definition von Evaluationsmethoden und die Vorbereitung von vorbereiteten Evaluationsinstrumenten, z.B. Beobachtungsbogen (siehe Leitfaden "Inszenierung von Sportveranstaltungen", Anhang 2).
  • Athlet/innen, Personal, Sponsoren, Dienstleister und andere auffordern, Rückmeldungen über Beobachtungen und Erlebnisse vor, während und nach der Sportveranstaltung zu geben.

In der Regel kann der Veranstalter die Auswertung selber vornehmen. Veranstalter von Gross- und Mega-Events können abklären, ob der Beizug von externen Spezialisten, z.B. eines Marktforschungsinstituts, sinnvoll ist.

Verarbeitung

Fehlende Fragebogen und ausstehende Rückmeldungen werden nachgefasst. Anschliessend werden alle Rückmeldungen nach Themen sortiert und übersichtlich dargestellt. An einer OK-Sitzung werden sie als Schwerpunktthema diskutiert und Prioritäten zugeordnet.

Bei wiederkehrenden Sportveranstaltungen empfiehlt es sich, für jeden Organisationsbereich drei bis höchstens fünf Elemente zu bezeichnen, deren Qualität bei der nächsten Austragung verbessert werden soll ("Top 3/Top 5").

Dokumentation

Mit der Dokumentation wird sichergestellt, dass zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden kann, wie das "Produkt Sportveranstaltung" entstanden ist, wie es sich entwickelt hat, wie die Durchführung abgelaufen ist und welche Ergebnisse die Auswertung gebracht hat. Diese Informationen werden in der Veranstaltungsdokumentation zusammengefasst. Diese ist Ausgangspunkt und Planungsgrundlage für kommende Veranstaltungen. Bei personellen Wechseln kann sie bei der Einführung neuer Organisationsbereichsleiter/innen gute Dienste leisten. Aber auch für die Akquisition neuer Sponsoren oder für die Klärung allfälliger Differenzen mit Partnern kann die Veranstaltungsdokumentation nützlich sein.

Aus der Veranstaltungsdokumentation wird der Veranstaltungsbericht abgeleitet. Er gibt den Überblick über das gesamte Projektmanagement und über Zahlen und Fakten der Sportveranstaltung. Der Veranstaltungsbericht geht an die Trägerschaft bzw. an den Auftraggeber. Zusammen mit der Schlussrechnung bildet der die Grundlage für die Décharge-Erteilung durch die strategische Führung.

Abschluss

Der formelle Abschluss der Sportveranstaltung ist keine "bürokratische Zusatzrunde", sondern ein unverzichtbarer Teil des gesamten Organisationsprozesses. Im Zentrum steht die Erteilung der Décharge an das Organisationskomitee.

Décharge

Wenn das OK im Auftrag eines Vereins als Trägerschaft gearbeitet hat, findet der Abschluss im Rahmen einer Vereinsversammlung statt. Dabei legt das OK den Veranstaltungsbericht und die Schlussrechnung vor. Wenn diese Unterlagen in Ordnung sind, kann die Vereinsversammlung dem OK Entlastung erteilen.

Eine formelle Entlastung ist auch anzustreben, wenn das Organisationskomitee im Auftrag einer Unternehmung oder einer anderen Organisation gehandelt hat.

"Kick-off"

Bei wiederkehrenden Sportveranstaltungen kann die Abschlusssitzung mit dem "Kick-off" für die folgende Austragung verbunden werden. Damit schliesst sich der Kreis des 5-Phasen-Eventmanagements.

Abschlussfeiern

Ob die Sportveranstaltung einmalig war oder in einem zeitlichen Turnus wieder stattfindet: Nach der Schlusssitzung sollte die erfolgreiche Durchführung der Sportveranstaltung von Trägerschaft und OK gemeinsam gefeiert werden! Das schweisst das Team zusammen und motiviert für neue Einsätze.

Die Veranstaltungsnachbearbeitung bietet noch weitere Gelegenheiten zum Feiern, zum Beispiel im Rahmen einer "Staff-Party" mit den freiwilligen Helferinnen und Helfern oder im Rahmen eines stimmigen Auswertungsmeetings mit den Sponsoren. Bei diesen Gelegenheiten kann den Helfenden und Partnern persönlich gesagt werden, wie wichtig ihre Beiträge für das Gelingen der Sportveranstaltung waren und wie dankbar die Veranstalter dafür sind.
 

Meilenstein 6

Formeller Abschluss des "Projekts Sportveranstaltung"

Zusätzliche Informationen siehe
Organisation von Sportanlässen, Zusammenfassung
Seite 15

Weitere Informationen zum Thema bei SOMIT

Abschluss und Auswertung einer Sportveranstaltung
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