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Veranstaltungsplanung

In der Organisationsphase 3 werden Lösungen für übergeordnete Themen (Querschnittthemen) und für die einzelnen Organisationsbereiche der Sportveranstaltung erarbeitet.

Die Planung ist die gedankliche Vorwegnahme der zukünftigen Sportveranstaltung. Ausgangspunkte sind die in den Organisationsphasen 1 und 2 erarbeiteten Grundlagen. Diese werden jetzt konkretisiert und weiterentwickelt. Damit wird sichergestellt, dass die Ziele erreicht werden und die Sportveranstaltung in der vorgesehenen Umwelt funktionieren kann.

Am Ende der Organisationsphase 3 liegen die detaillierten Planungen für die Querschnittthemen und für die Organisationsbereiche der Veranstaltung vor. Welche dies sind und welchen Detaillierungsgrad sie haben müssen, hängt von der Art, Grösse und Dauer der Veranstaltung ab. Einige übergeordnete Themen bzw. Querschnittthemen werden nachstehend beschrieben und mit Mustervorlagen und Praxisbeispielen ergänzt. Für die Organisationsbereiche gibt es ein eigenes Kapitel mit Checklisten, die als Planungsinstrumente verwendet werden können.

Planungsebenen

Die Planungsprozesse umfassen die Ebenen "Aufgaben" und "Ressourcen":

Die Aufgabenplanung gibt über alle Aktivitäten und deren zeitliche Ansetzung Auskunft. Sie erfolgt in den folgenden vier Schritten:

  1. Alle für die Zielerreichung nötigen Tätigkeiten auflisten; die Dauer jeder einzelnen Tätigkeit möglichst präzis schätzen.
  2. Anfangs- und Endtermine bestimmen; Dauer der Tätigkeiten (Schritt 1) auf einer Tätigkeitsliste in Monaten/Wochen/Tagen festhalten.
  3. Planung optimieren: Aufteilen oder Weglassen von Tätigkeiten, Anpassung der Ressourcen, paralleles Arbeiten u.a.
  4. Checklisten erstellen: WER macht WAS bis WANN.
Eine geeignete Darstellungsmöglichkeit für die Aufgabenplanung sind Balkendiagramme (Gantt-Charts). Sie geben einen Überblick über die zeitliche Abfolge der verschiedenen Tätigkeiten. Die Ressourcenplanung zeigt auf, welche Mittel (Personal, Finanzen, Infrastrukturen, Transportmittel, Material, Veranstaltungstechnik u.a.) in welcher Menge zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden. Sie kann erst erstellt werden, wenn die Aufgabenplanung vollständig ist.

Planungsfristen

Generelle Aussagen über den Zeitaufwand für die Gesamtplanung sind schwierig, weil Faktoren wie Art, Grösse und Umfeld der Veranstaltung, Ressourcen oder Arbeitsweise des Organisationskomitees eine Rolle spielen. Deshalb empfiehlt es sich, der Planung eine lang-, mittel- und kurzfristige Struktur zu geben.
Checkliste Planungsfristen

Rechtsformen

Wer ist rechtlich für die Sportveranstaltung verantwortlich? Diese Frage muss frühzeitig geklärt werden. Ist der Veranstalter bereits eine juristische Person (z. B. Verein, Aktiengesellschaft, GmbH), dann kann er unter dieser Rechtsform auch die Veranstaltung durchführen. Wenn nicht, muss eine geeignete Rechtsform geschaffen werden. Dies ist vor allem unter dem Aspekt der Haftung oder bei späteren Rechtsstreitigkeiten wichtig.
Checklisten Statuten Verein / AG / GmbH
Checkliste Rechtsformen

Führung und Organisation

Die Führung und Organisation einer Sportveranstaltung unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Führung und Organisation eines Sportvereins, eines Sportverbands oder einer Unternehmung. (Führungsprozesse). Es geht darum, Ziele zu setzen, zu planen, zu entscheiden, zu realisieren, zu kontrollieren – und regelmässig, offen und transparent zu kommunizieren

Strategische und operative Führung

Für mittlere, grosse und Mega-Sportveranstaltungen (Checkliste Sportveranstaltungstypologie) ist die klare Trennung der operativen und strategischen Führungsebene ein Muss. Kleinst- und Kleinveranstaltungen kommen in der Regel mit der operativen Führungsebene aus. Aber auch hier muss vorgängig geklärt werden, wer die Gesamtverantwortung trägt, wer juristisch haftbar ist und wer, nach der Veranstaltung, den Organen Décharge erteilt.

Die strategische Führung ist in der Regel durch die Rechtsperson der Trägerschaft bzw. des Auftraggebers gegeben. Sie schafft den grundsätzlichen Orientierungsrahmen (WOHIN und WOZU?) und trifft Massnahmen, die den langfristigen Erfolg der Veranstaltung sichern. Organe auf dieser Ebene sind entweder die Trägerschaft oder der Auftraggeber, als Verein, GmbH, Aktiengesellschaft oder in einer anderen Rechtsform. Checkliste Strategische Führung
Die operative Führung wird durch die Veranstaltungsleitung (OK-Präsident/in) und das Organisationskomitee (Organisationsbereichsleitende) wahrgenommen. Diese werden durch die strategische Führung bzw. den Auftraggeber eingesetzt. Sie schaffen den konkreten Orientierungsrahmen (WAS und WIE?), planen die Sportveranstaltung, führen sie durch und besorgen die Nachbearbeitung. Bei mittleren, grossen und Mega-Veranstaltungen wird die operative Führung durch einen Geschäftsführer/eine Geschäftsführerin und durch eine temporäre oder permanente Geschäftsstelle unterstützt.
Checkliste Veranstaltungsleitung

Organbildung

Die Veranstaltungsorganisation braucht eine geeignete "Architektur", die funktional auf die zu lösenden Aufgaben ausgerichtet ist. Dabei gilt der Grundsatz "So viele Organe wie nötig, so wenige wie möglich". Die Veranstaltungsorganisation wird in einem Organigramm dargestellt.
Aufbauorganisation

Organisationsinstrumente

Die Koordination und Zusammenarbeit der Führungsorgane und Führungspersonen auf der strategischen und operativen Ebene wird durch Organisationsinstrumente gesteuert. Kleinst-, kleine und mittlere Veranstaltungen brauchen mindestens ein Organigramm und Funktionsbeschreibungen. Für Gross- und Mega-Veranstaltungen muss der Einsatz von weiteren Organisationsinstrumenten geprüft werden: Funktionsdiagramm, OK-Reglement, Spesenreglement u.a.
Aufbauorganisation

Externe Dienstleistungspartner, Agenturen

Je nach Art, Grösse und Dauer der Sportveranstaltung kann es sinnvoll sein, mit externen Spezialisten zusammenzuarbeiten. Das Dienstleistungsangebot von Unternehmungen im Eventbereich ist vielfältig. Es umfasst Themen wie Marketing, Sponsoring, Kommunikation, Marktforschung/Evaluation, Veranstaltungstechnik, Logistik, Sicherheit/Security, Verpflegung/Catering, Gäste- und VIP-Betreuung - bis hin zu Full-Service-Agenturen.

Der Einsatz eines externen Dienstleistungspartners kann sehr rasch sehr teuer werden. Er muss deshalb gezielt und immer mit Blick auf die finanziellen Ressourcen erfolgen. Die Kosten können durch verschiedene Massnahmen im Griff gehalten werden:

  • Das "Produkt Sportveranstaltung" (Kernveranstaltung, Side-Events, Rahmenprogramm) bereits in den Organisationsphasen 1 und 2 so konkret wie möglich definieren.
  • Dienstleistungspartner/Agenturen kennen lernen: In persönlichen Gesprächen einen Eindruck gewinnen über Unternehmenskultur, Menschen, Arbeitsweise, Leistungen, Preise.
  • Für die von einem Dienstleistungspartner erwarteten Leistungen ein schriftliches Briefing verfassen.
  • Von zwei bis vier Agenturen Leistungsbeschreibungen und Offerten einholen und diese vergleichen;
  • Eine Agentur auswählen, eine schriftliche Auftragsbestätigung verlangen und/oder einen Agenturvertrag abschliessen; sich bei grossen Veranstaltungen und in komplexen Situationen juristisch beraten lassen.

Produktgestaltung

Die Produktgestaltung ist das zentrale Element der Erfolgsstrategie. Aus der Sportveranstaltung soll eine gut positionierte Marke werden, ein unverwechselbares Ereignis, das in der Öffentlichkeit positiv wahrgenommen wird.

Bei der Entwicklung der Veranstaltungsidee und des Veranstaltungskonzepts steht die Kernveranstaltung im Zentrum. Sie motiviert Sportlerinnen und Sportler zur Teilnahme, schafft Bekanntheit und Medieninteresse, ist für Sponsoringpartner und Zuschauer attraktiv. Die Kernveranstaltung ist aufwändig und benötigt viele Ressourcen (Personal, Finanzen, Infrastrukturen, Material). Um diesen Aufwand möglichst breit abzustützen, muss sich der Sportveranstalter zusätzliche Angebote überlegen, die weitgehend auf den gleichen Ressourcen basieren wie die Kernveranstaltung. Dies führt zur Bildung einer Produktfamilie.

Mit einer geschickt konzipierten Produktfamilie wird die Veranstaltung für eine grössere Anzahl Sportler/innen und Besucher/innen attraktiv. Dies generiert Mehreinnahmen (Startgelder, Ticketverkauf, Konsumationen u.a.), stützt die Veranstaltung breiter ab und belebt das Programm.

Bei der Bildung der Produktfamilie kann der Veranstalter seiner Fantasie je nach Sportart und je nach den Zielen der Veranstaltung freien Lauf lassen. Zur Produktfamilie können, zum Beispiel folgende "Familienmitglieder" gehören:

  • Kernveranstaltung
    Das "Flaggschiff" der Sportveranstaltung, die Sportart mit den höchsten sportlichen Anforderungen, den prominentesten Sportler/innen, der grössten Teilnehmer/innenzahl, dem stärksten Medieninteresse u.a.
  • Side-Events
    Teamkategorie, Familienkategorie, Wettbewerbe auf kürzeren Distanzen/mit einfacheren Spielformen, Sportangebote für Menschen mit Behinderung, Kinder trainieren mit Sportstars, Probierangebote für Sporteinsteiger/innen u.a.
  • Rahmenprogramm
    Festwirtschaft, Unterhaltungsangebot, Showprogramm, Spiel, Sport und Spass für Kinder, Kinderspielplatz, Ausstellung und Verkauf von Sportartikeln ("Village"), Autogrammstunden, Torwandschiessen, Geschicklichkeitsparcours, ökumenischer Gottesdienst u.a.
Checkliste Produkt

Fazit: Um erfolgreich, attraktiv und "einmalig" zu sein, muss ein Sportevent, eine Sportveranstaltung nicht nur organisiert, sondern auch inszeniert werden. Der Leitfaden "Inszenierung von Sportveranstaltungen" gibt dazu wertvolle Hinweise.

Planung in den Organisationsbereichen

In der Organisationsphase 3 wird ein grosser Teil der Planung in den Organisationsbereichen geleistet. Es ist Aufgabe der Führung, die Vernetzung aller Arbeiten und eine gute Kommunikation sicher zu stellen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die vorgegebenen strategischen und operativen Ziele und Rahmenbedingungen im Auge behalten.
  • Die Verantwortlichen der Organisationsbereiche dazu anhalten, in Varianten zu planen; dies erleichtert Entscheide und die Vernetzung mit den anderen Bereichen.
  • Regelmässig und ausführlich nach allen Seiten informieren.
  • Für interne Kommunikation und Koordination Zeitreserven einplanen.
  • Für die Planung in den Organisationsbereichen Checklisten erstellen.
Checkliste Produkt

Finanzplanung

Die Finanzplanung ist ein wichtiges Element jeder Sportveranstaltung. Ausgangspunkt sind die im Rahmen der Organisationsphase 2 gemachten Überlegungen zu Aufwand, Ertrag und Liquidität.

In der Organisationsphase 3 "Veranstaltungsplanung" wird ein auf die Veranstaltung zugeschnittener Kontenplan erstellt. Aufwand und Ertrag (Eigenfinanzierung und Fremdfinanzierung) werden in einem Budget konkretisiert. Dieses umfasst alle kostenrelevanten Positionen der Planung, Durchführung und Nachbearbeitung der Sportveranstaltung.

Zur Finanzplanung einer Sportveranstaltung gehören zudem die Themen Mittelbeschaffung, Steuern und Versicherungen.
Finanzplanung
Checkliste Finanzplanung

Ethik / Umwelt / Nachhaltigkeit

Jede Sportveranstaltung belastet die Umwelt. Mit gezielten Massnahmen kann die Umweltbelastung jedoch deutlich vermindert werden. Überlegungen und Empfehlungen:

  • Im OK eine Person für Umwelt/Nachhaltigkeit einsetzen.
  • Abfall: Verhindern > vermindern > recyceln
  • Geschirr: Mehrweg > Pfand > Recycling.
  • Verkehr: Bestehende Infrastrukturen und öffentlichen Verkehr nutzen.
  • Treibhausgase: Verhindern > vermindern > kompensieren.
  • Lebensmittel: Regionale und saisonale Produkte sowie Produkte aus fairem Handel bevorzugen.
  • Eingriffe in die Natur vermeiden.
  • Für angemessene Beschallung sorgen: So laut und so lange wie nötig, so leise und so kurz wie möglich.
  • Sich aktiv für die Suchtprävention engagieren: Gegen Doping, Rauchen und übermässigen Alkoholkonsum.

 

Mit den Tools für Veranstalter gibt Swiss Olympic konkrete und leicht umsetzbare Tipps zur Organisation einer ethischen, umweltverträglichen und nachhaltigen Sportveranstaltung und bietet praxisorientierte Informationen, Dienstleistungen, Produkte, Kontaktadressen, Literatur und Studien zu diesen Themen an:


Ethik-Charta

ecosport.ch

Antidoping Schweiz

Zentrale Empfehlungen

Cool and clean

Swiss Volunteers

Checkliste Ethik/Umwelt/Nachhaltigkeit

Nachhaltige Entwicklung > Schnelltest Korruption

Projektcontrolling

Die Entwicklung der Arbeiten in den Organisationsbereichen und Querschnittthemen muss während der Planungsphase ständig überwacht und gesteuert werden. Diese Tätigkeiten werden unter dem Begriff Projektcontrolling zusammengefasst und gehören zu den Kernaufgaben der Veranstaltungsleitung. Wenn Soll-Ist-Vergleiche von Zielen, Produktentwicklung, Ressourcen (insbesondere Finanzen) und Terminen periodisch und gewissenhaft durchgeführt werden, ist Projektcontrolling ein "Frühwarnsystem", mit dem Fehlentwicklungen frühzeitig festgestellt und korrigiert werden können.
Checkliste Projektcontrolling

Risikomanagement

Jede Sportveranstaltung birgt Risiken. Je nach Sportart, Veranstaltungsort, Jahreszeit und äusseren Einflüssen können unvorhergesehene Ereignisse den Ablauf der Veranstaltung negativ beeinflussen oder sogar zu deren Abbruch führen.
Checkliste Risikomanagement

Die Sicherheit der Teilnehmenden, des Personals, der Gäste, Zuschauer und weiterer Beteiligter hat höchste Priorität. Umsichtige Veranstalter haben bereits im Veranstaltungskonzept (Organisationsphase 2) eine Chancen-Risiko-Analyse durchgeführt. (Veranstaltungskonzept - Checkliste Gliederung). In der Organisationsphase 3 muss die Risikobeurteilung durch die Veranstaltungsleitung und die Organisationsbereichsleitenden vertieft werden. Durch präventive Massnahmen, zum Beispiel Streckensicherung, Brandschutz oder die Bewachung von Einrichtungen, können Risiken minimiert werden. Notfall- und Krisenszenarien geben Orientierung für das zweckmässige Verhalten bei Unfällen und unvorhergesehenen Ereignissen. Die Kommunikation in Krisensituationen (Vorstand - Checkliste Krisenmanagement und Krisenkommunikation im Sportverein) muss vorgängig ebenso geregelt werden wie Versicherungsfragen im Rahmen des Privatrechts (Checkliste Finanzplanung  >Versicherungen im Rahmen des Privatrechts) . Mit dem Risikomanagement eng verbunden ist die Veranstaltungssicherheit. Dazu gehören unter anderem frühzeitige Kontakte mit Organisationen und Institutionen, die in diesem Bereich tätig sind und über grosse Erfahrung verfügen: Polizei, Feuerwehr, Spital-, Arzt-, Sanitäts- und Rettungsdienste, je nach Veranstaltung auch Sicherheits- und Security-Unternehmen.

Je nach Art, Grösse und vor allem auch der Exposition eines Events durch Wind- und Wettereinflüsse ist dringend empfohlen, im unmittelbaren Vorfeld und während der Veranstaltung einen professionellen, unabhängigen Meteorologen vor Ort zu haben, der die Veranstaltungsleitung bei Entscheiden (z.B. Evakuierung von Anlagen, Programm-/Streckenänderungen, Unterbruch oder Abbruch der Veranstaltung) kompetent und zeitnah berät.

Für die Analyse von Sicherheitsfragen und die Anordnung von Massnahmen sind in erster Linie die Veranstaltungsleitung und die Organisationsbereichsleitenden verantwortlich. Je nach Sportart und Grösse der Veranstaltung empfiehlt sich bereits bei mittelgrossen, sicher aber bei grossen und Mega-Veranstaltungen die Schaffung eines eigenen Organisationsbereichs für die Sicherheit und dessen Besetzung durch eine ausgewiesene Fachperson.
Checkliste Sicherheit

 

Meilenstein 3

Definitiver Entscheid über die Durchführung der Veranstaltung:

"Point of no return"

Zusätzliche Informationen siehe
Organisation von Sportanlässen, Zusammenfassung
Seite 9



Meilenstein 4

Überprüfung aller Querschnittthemen und Organisationsbereiche: "Produkt" abgenommen

Zusätzliche Informationen siehe
Organisation von Sportanlässen, Zusammenfassung
Seite 10

Weitere Informationen zum Thema bei SOMIT

Risikomanagement einer Sportveranstaltung
Vermarktung einer Sportveranstaltung
Umweltschutz bei einer Sportveranstaltung


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