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5-Phasen-Eventmanagement

 

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5-Phasen-Eventmanagement

Die Organisation einer Sportveranstaltung ist ein Projekt mit folgenden Eigenschaften:
  • Einmaliges Vorhaben mit definierter Zielvorgabe
  • Vorbestimmter Anfangs- und Endzeitpunkt
  • Personell und finanziell begrenzte Ressourcen
  • Unsicherheiten bezüglich Zeit, Erfolg und Kosten
  • Projektspezifische Organisation: Trägerschaft bzw. Auftraggeber, Veranstaltungsleitung, Organisationsbereiche, Organisationsbereichsleiter/innen

Diese Kriterien gelten sowohl für einmalige als auch für wiederholt durchgeführte Veranstaltungen.
Die fünf Phasen des Organisationsprozesses
Jede Sportveranstaltung ist ein Unikat. Dennoch ist es sinnvoll, den Ablauf eines Veranstaltungsprojekts in einer generalisierten Form darzustellen. Das folgende 5-Phasen-Modell eignet sich gut, um bei der Organisation einer Sportveranstaltung systematisch vorzugehen und den Überblick zu behalten.



Dieses Phasenmodell kann an die Rahmenbedingungen und speziellen Bedürfnisse der zu organisierenden Veranstaltung angepasst werden. So kann bei einer wiederkehrenden Veranstaltung beispielsweise auf die Phasen 1 und 2 verzichtet werden, oder bei einer Kleinst- oder Kleinveranstaltung können allenfalls die Phasen 2 und 3 zusammengelegt werden.

Projektdreieck

Das „Magische Dreieck des Projektmanagements" hat für Veranstaltungen eine besondere Bedeutung. "Magisch" ist es, weil jede Änderung einer Ecke Auswirkungen auf mindestens eine andere hat. Beispiel: Die Verstärkung des Sicherheitsdispositivs verbessert die Qualität des Produkts. Sie ist aber nur mit einem erhöhten personellen und finanziellen Aufwand zu realisieren.



Das Produkt, das heisst die Ziele, die Inhalte und die Qualität der Veranstaltung, wird von der Trägerschaft bzw. vom Auftraggeber definiert. Es muss mit den vorhandenen personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen entwickelt werden können und zu einem vorbestimmten Zeitpunkt einsatzbereit sein. Sportveranstaltungen haben in der Regel kein Verschiebedatum.

Meilensteine

Die 5 Phasen geben dem "Projekt Sportveranstaltung“ eine organisatorische Struktur. Die zeitliche Struktur des Projekts wird durch Meilensteine gesetzt. Meilensteine markieren Termine, an denen ein definiertes, nach vorgegebenen Kriterien überprüfbares Ergebnis vorliegen muss. In jeder Organisationsphase kann der Veranstalter einen oder auch mehrere Meilensteine setzen.
Meilensteine Organisation Sportveranstaltungen

Weitere Informationen zum Thema bei SOMIT

Projektmanagement


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