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Checklisten

 

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Organisationsbereiche

Bei der Planung und Durchführung einer Sportveranstaltung wird ein grosser Teil der Arbeiten in den Organisationsbereichen geleistet. Checklisten sind dabei wertvolle Arbeitsinstrumente.

Mit Checklisten kann die Arbeit in den Organisationsbereichen einfach und für alle Beteiligten übersichtlich dargestellt werden. Sie leiten als "roter Faden" durch die Veranstaltungsplanung und erfüllen verschiedene Aufgaben:

  • Checklisten stellen sicher, dass wichtige Punkte, die für eine erfolgreiche Veranstaltung nötig sind, überlegt und bearbeitet werden.

  • Checklisten definieren Verantwortungsbereiche und geben den Bereichsleitenden einen Überblick über Umfang, Inhalte, Terminierung und Arbeitsstand ihrer Aufgaben.

  • Checklisten definieren die Schnittstellen, einerseits zwischen der Veranstaltungsleitung und den Organisationsbereichen, andererseits zwischen den Organisationsbereichen untereinander. Dies schafft Transparenz.

  • Die in den Checklisten dokumentierten Arbeitsprozesse und Entscheidungen unterstützen die Auswertung und Dokumentation im Rahmen der Veranstaltungsnachbearbeitung.

 

Inhaltlich orientieren sich die Checklisten an den Zielen der Gesamtveranstaltung und an den Zielen der entsprechenden Organisationsbereiche. Bei der Erstellung der Checklisten soll "Überorganisation" vermieden werden - sie würden zu Unübersichtlichkeit und Bürokratismus führen.

Einsatz von Checklisten

Checklisten sind vor allem in der Veranstaltungsplanung (Organisationsphase 3) wichtig. Aber auch in den Phasen Veranstaltungsdurchführung und Veranstaltungsnachbearbeitung können sie hilfreich sein.

In der Praxis der Veranstaltungsorganisation laufen viele Tätigkeiten simultan ab. Deshalb stimmt  die Reihenfolge der in den Checklisten aufgeführten Arbeiten nicht zwingend mit der wirklichen Arbeit überein. Situative Anpassungen und Flexibilität sind gefordert.

Die Checklisten werden von der Veranstaltungsleitung periodisch überprüft. Wenn nötig, werden sie aktualisiert und an neue Entwicklungen angepasst.

Aufbau der Checklisten

Das vorliegende Kapitel enthält Checklisten für die einzelnen Organisationsbereiche, die nach einem einheitlichen Schema aufgebaut sind:

Der Kopf

  • enthält den Titel der Veranstaltung, die Bezeichnung des Organisationsbereichs, die Verantwortlichkeiten sowie das aktuelle Datum der vorliegenden Version.

  • Daran anschliessend werden permanente Aufgaben aufgeführt, die während der gesamten Projektdauer zu beachten sind.

Die eigentlichen Checklisten sind vierspaltig:

  • Spalte 1 enthält die Organisationsphasen, in denen die Arbeiten zu erledigen sind.
    5-Phasen-Eventmanagement

  • In Spalte 2 sind die Aufgaben, Massnahmen und Entscheide aufgeführt

  • Spalte 3 gibt Hinweise auf Vernetzungen mit der Veranstaltungsleitung, mit anderen Organisationsbereichen oder externen Stellen.

  • Die Status-Spalte 4 dient der Kontrolle des aktuellen Arbeitsstands. Die entsprechenden Messgrössen werden von der Veranstaltungsleitung formuliert. Zum Beispiel kann die Erledigung der Aufgaben in Prozenten angegeben werden - von "0% = Arbeit noch nicht aufgenommen" bis "100% = Arbeit erledigt". Oder es können Begriffe wie "Arbeiten eingeleitet", "…laufen planmässig" bzw. "... laufen verzögert", "…abgeschlossen", "…abgenommen" eingesetzt werden.

"Massgeschneiderte" Checklisten

Weil jede Sportveranstaltung einzigartig ist, müssen die Checklisten für die Organisationsbereiche "massgeschneidert" werden. Die folgenden "Muster-Checklisten" können also nicht einfach übernommen werden. Zuerst muss die Veranstaltungsleitung die Organisationsbereiche für die eigene Veranstaltung definieren. Anschliessend muss jede Checkliste an die Art, Grösse, Dauer und Komplexität der eigenen Sportveranstaltung bzw. des betreffenden Organisationsbereichs angepasst werden.

Themen der Checklisten

"Muster-Checklisten" gibt es zu folgenden Organisationsbereichen (alphabetische Reihenfolge):

  • Ethik / Umwelt / Nachhaltigkeit
  • Finanzen / Mittelbeschaffung

  • Gäste / VIP

  • Infrastruktur (Anlagen, Bauten, Material, Technik)

  • Logistik (Verkehr, Transporte)

  • Marketing / Kommunikation

  • Öffentlichkeitsarbeit / Medien

  • Personal

  • Produkt (Gestaltung, Realisierung, Auswertung)

  • Sicherheit

  • Verpflegung / Unterkunft


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