Unités organisationnelles

 

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Unités organisationnelles

Une grande partie des activités liées à la planification et au déroulement de la manifestation est menée par les différentes unités organisationnelles. Les check-lists fournies leur offrent des outils de travail précieux.

Elles permettent de présenter le travail effectué au sein des différentes unités de façon simple et intelligible pour tous les intéressés. Elles servent de fil conducteur tout au long de la planification de la manifestation et remplissent différentes fonctions:

  • Elles permettent de faire en sorte que les points essentiels au bon déroulement de la manifestation soient étudiés et traités.
  • Elles définissent les champs de responsabilité et rappellent aux responsables des différentes unités l’ampleur, le contenu et le calendrier des tâches à accomplir.
  • Elles définissent les interfaces entre la direction de la manifestation et les unités organisationnelles, d’une part, et entre les différentes unités organisationnelles, d’autre part. Elles assurent une certaine transparence.
  • Les processus de travail et les décisions qui figurent dans les check-lists servent de base pour l’évaluation et la constitution de la documentation dans le cadre du suivi de la manifestation.

Au niveau du contenu, les check-lists sont établies en fonction des objectifs généraux de la manifestation et de ceux des différentes unités organisationnelles. Lors de l’établissement des check-lists, il convient d’éviter la «surorganisation», qui favorise la complexité et la bureaucratie.

Utilisation de check-lists

Les check-lists sont utiles notamment pour la planification de la manifestation (phase 3 du processus organisationnel). Elles peuvent néanmoins être utiles également pendant les phases de déroulement et de suivi de l’événement.

Dans la pratique, plusieurs activités sont menées simultanément dans le cadre de l’organisation d’une manifestation. Par conséquent, les opérations ne se succèdent pas forcément dans l’ordre où elles sont présentées dans les check-lists. Des adaptations sont requises.

Les check-lists sont contrôlées par la direction de la manifestation à intervalles réguliers. Si nécessaire, elles sont mises à jour et adaptées à la nouvelle donne.

Structure des check-lists

Les check-lists fournies dans cette section pour les différentes unités organisationnelles sont toutes conçues sur le même modèle:

L’en-tête

  • contient l’intitulé de la manifestation, la désignation de l’unité organisationnelle, le nom des responsables concernés et la date de la version actuelle.
  • Sont ensuite présentées les tâches permanentes à assurer pendant toute la durée du projet.

Les check-lists se présentent sous forme de tableaux à quatre colonnes:

  • La colonne 1 indique les phases du processus organisationnel durant lesquelles les tâches doivent être accomplies --> Les cinq phases de la gestion de la manifestation;
  • La colonne 2 comprend les tâches, les mesures et les décisions à prendre;
  • La colonne 3 contient des indications sur les interactions avec la direction de la manifestation, les autres unités organisationnelles ou d’autres services;
  • La colonne 4 permet de déterminer l’état actuel de la tâche. Les unités de mesure sont spécifiées par la direction de la manifestation. Ainsi, le degré de réalisation des tâches peut être exprimé à l’aide de pourcentages: 0 % = tâche non entamée, 100 % = tâche terminée. Il est possible également d’employer des expressions comme « travaux en cours», «… se déroulent comme prévu ou ont été repoussés», « terminé» ou «réceptionné».

Check-lists «sur mesure»

Chaque manifestation sportive étant unique, des check-lists «sur mesure» doivent être établies pour les différentes unités organisationnelles. Les modèles de check-lists ci-dessous doivent donc être adaptés au cas par cas. La direction de la manifestation commence par définir les unités organisationnelles adaptées à l’événement qu’elle souhaite organiser. Chaque check-list doit ensuite être adaptée au type, à l’envergure, à la durée et à la complexité de la manifestation sportive ou de l’unité organisationnelle concernée.

Thèmes des check-lists

Des modèles de check-lists sont fournis pour les unités organisationnelles suivantes (liste classée par ordre alphabétique):

  • Ethique / Environnement / Développement durable
  • Finances/levée de fonds
  • Invités/VIP
  • Infrastructures (installations, constructions, matériel, équipements techniques)
  • Logistique (circulation, transports)
  • Marketing/communication
  • Relations publiques/médias
  • Personnel
  • Produit (définition, réalisation, évaluation)
  • Sécurité
  • Restauration/hébergement

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